Comment planifier la production de commandes COD sur commande ?
Donnez une date prévue à chaque commande, puis planifiez depuis un calendrier qui regroupe les commandes par cette date et additionne les unités de chaque produit nécessaires ce jour-là. Dans Cashod, c'est le rôle de l'application Planification : elle affiche les commandes par date prévue, date de livraison ou date de rappel, totalise les unités par produit et par jour, signale les manques de stock et imprime une fiche de production pour la cuisine ou l'atelier. Vous confirmez les commandes avant le jour J, produisez à partir de la fiche, puis expédiez avec vos propres livreurs ou un transporteur.
Ce guide s'adresse aux pâtisseries, créateurs de gâteaux, traiteurs, ateliers de produits personnalisés et boutiques en précommande qui vendent en paiement à la livraison (COD).
Pourquoi le COD sur commande est-il plus difficile à planifier ?
Une boutique qui expédie depuis son stock regarde quand la commande arrive ; une boutique sur commande regarde quand elle est attendue. Un gâteau commandé lundi pour samedi ne se prépare pas lundi, et un traiteur de mariage prévu le mois prochain ne doit pas être oublié jusqu'à la veille.
Le paiement à la livraison ajoute un second problème : le client n'a pas encore payé. Produire un gâteau personnalisé non confirmé, c'est risquer des ingrédients et des heures de travail sur un colis qui peut revenir. Un bon planning répond donc à deux questions pour chaque jour : qu'est-ce qui est prévu, et quelle part est confirmée.
Étape 1 : mettre une date prévue sur chaque commande
Les commandes arrivent dans Cashod depuis Shopify, YouCan, WooCommerce, LightFunnels, Storeep, xPage, un import Google Sheets, un webhook personnalisé ou l'API REST publique. C'est la date souhaitée par le client qui pilote votre planning. Vous pouvez la saisir à plusieurs endroits :
- Dans la commande elle-même : le détail de la commande contient un champ date prévue, modifiable à tout moment.
- Pendant l'appel de confirmation : l'écran du centre d'appels propose un champ « Prévue pour », pour que l'agent note la date en parlant au client.
- Depuis une conversation WhatsApp : quand vous créez une commande à partir d'une discussion, vous pouvez y indiquer la date prévue.
- Par l'API : l'API publique accepte une date scheduled_for à la création d'une commande, ce qui permet à un formulaire sur mesure d'envoyer la date directement (voir la documentation développeurs).
- Avec l'agent IA WhatsApp : quand un client dit vouloir sa commande plus tard, à un jour précis, l'agent la reprogramme et enregistre cette date comme date prévue au lieu de la confirmer tout de suite.
La Planification compte aussi les commandes ouvertes récentes (des 14 derniers jours) qui n'ont aucune des dates affichées, sous « Sans date ». Vérifiez ce chiffre chaque jour : ces commandes n'apparaissent sur aucun jour tant qu'elles ne sont pas datées.
Étape 2 : lire le calendrier selon la bonne date
La Planification est un calendrier mensuel ou hebdomadaire. Vous choisissez les dates à afficher : date prévue, livraison par le livreur, rappel, ou plusieurs à la fois, chacune avec sa couleur. Chaque jour affiche les commandes et les unités par produit à préparer. Au-dessus du calendrier, les statistiques donnent le nombre de commandes planifiées, les unités à préparer, la part confirmée et le nombre de commandes ouvertes sans date.
Les commandes annulées, en double, fausses et abandonnées sont exclues, puisqu'elles ne seront jamais produites. Les commandes non confirmées restent visibles, avec un contour en pointillés, pour voir ce qui arrive avant que ce soit certain.
La vue « confirmées uniquement »
Activez « Confirmées uniquement » et le calendrier ne garde que les commandes confirmées. Utilisez-la pour tout ce qui coûte de l'argent : ingrédients périssables, fournées, personnel en plus. Gardez la vue complète pour anticiper.
Le manque de stock par jour
Ouvrez un jour et vous obtenez deux onglets : produits et commandes. L'onglet produits liste chaque produit et variante avec la quantité nécessaire, la part confirmée, le stock disponible et les unités manquantes. Le manque est calculé pour les produits dont le stock est suivi. Pour une pâtisserie, cela sert pour les boîtes, décorations ou bougies ; pour un atelier, pour les supports vierges et l'emballage.
À quoi ressemble une routine de production quotidienne ?
- Le matin : imprimer la fiche de production. Ouvrez la journée dans la Planification et imprimez la fiche de production. Elle liste ce qu'il faut fabriquer, produit par produit, sans accès au tableau de bord.
- À midi : confirmer les commandes du lendemain. Regardez demain (et les jours suivants pour les préparations longues) et assurez-vous que chaque commande est confirmée. Tout ce qui est encore en pointillés demande un appel ou un message WhatsApp.
- L'après-midi : expédier ce qui est prêt. Envoyez les commandes terminées à vos livreurs ou à votre transporteur, et utilisez la vue des rappels pour voir quels clients l'équipe a promis de rappeler.
- Chaque semaine : exporter en CSV. Exportez la période en fichier CSV pour préparer vos achats ou la partager avec un fournisseur ou un partenaire.
Comment la confirmation et la planification fonctionnent-elles ensemble ?
Un planning n'est fiable que si les confirmations le sont. Deux options dans Cashod évitent que les commandes en pointillés s'accumulent :
- Un centre d'appels : les agents traitent une file de confirmation, notent la date prévue pendant l'appel et programment des rappels, qui apparaissent ensuite dans le calendrier.
- L'agent IA WhatsApp : il confirme les commandes en darija, arabe, français, anglais ou espagnol. Il ne confirme automatiquement que lorsque le client est clairement d'accord et que sa confiance dépasse votre seuil ; les réponses ambiguës passent à un humain, et les annulations ne sont jamais automatiques.
Comment livrer des commandes COD sur commande ?
Les Tournées de livraison de Cashod offrent un tableau de répartition, une vue mobile pour les livreurs, l'encaissement attendu face à l'encaissement réel, et la paie des livreurs. Si vous passez par un transporteur, Cashod se connecte à des transporteurs intégrés au Maroc, en Tunisie, au Panama et au Costa Rica, et des règles d'attribution automatique choisissent le transporteur selon la ville, le montant, le produit ou la source. Tous les détails sont sur la page gestion des livraisons.
Faut-il demander un acompte pour les grosses commandes personnalisées ?
Pour une pièce montée ou une grosse commande traiteur, un acompte réduit le risque de refus à la porte. Cashod vous permet d'enregistrer une avance sur la commande : le montant payé par le client avant l'expédition. Le transporteur encaisse alors le total moins l'avance, le client ne paie pas deux fois et votre rapprochement COD reste juste.
Ce que la Planification ne fait pas
La Planification est en lecture seule. Elle ne crée pas de commandes, ne les déplace pas d'un jour à l'autre et ne change pas leur statut. Pour changer une date, modifiez la commande ; le calendrier suit.
Questions fréquentes
Est-ce que cela fonctionne avec les commandes de ma boutique en ligne ?
Oui. La Planification lit toutes les commandes présentes dans Cashod, quel que soit leur canal. La seule condition est une date prévue (ou une date de livraison ou de rappel) sur la commande.
Est-ce que cela fonctionne avec plusieurs boutiques ?
La Planification affiche la boutique sélectionnée dans Cashod. Si vous gérez plusieurs boutiques, changez de boutique pour voir le planning de chacune.
Comment partager le planning avec une équipe qui n'utilise pas Cashod ?
Imprimez la fiche de production d'une journée, ou exportez le CSV d'une période.
Commencez à planifier votre production
Si vous prenez des commandes à l'avance et êtes payé à la livraison, un calendrier par date prévue fait la différence entre une matinée sereine et une commande oubliée. Découvrez les offres Cashod pour démarrer.
